Działy HR mogą przechowywać dane kandydatów po zakończeniu rekrutacji
Tak wynika z orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 lutego 2024 r. Sprawa rozpatrywana przez NSA dotyczyła skargi na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych kandydatki do pracy, której aplikację odrzucono. Spółka prowadząca rekrutację nie usunęła danych osobowych kandydatki od razu po zakończeniu procesu. Prezes UODO uznał następnie, że po odrzuceniu kandydatury skarżącej niedoszły pracodawca nie posiadał podstawy do przetwarzania danych i nałożył na niego karę. Po ponad 4 latach od zakończenia procesu rekrutacyjnego przez Spółkę, NSA orzekł, że podejście Prezesa UODO było błędne.
W odwołaniu od decyzji Prezesa UODO ukarana spółka podniosła, że po zakończeniu rekrutacji zarówno po jej stronie, jak i po stronie innych kandydatów biorących udział w rekrutacji istniał prawnie uzasadniony interes. Wciąż konieczne było bowiem umożliwienie ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami z zakresu równego traktowania i dyskryminacji w zatrudnieniu. Spółka podkreśliła, że ciąży na niej obowiązek zapewnienia dowodów w ewentualnym postępowaniu dotyczącym nierównego traktowania lub dyskryminacji mającej miejsce w toku rekrutacji. Prezes UODO podtrzymał natomiast swoje stanowisko, że nie jest dopuszczalne przetwarzanie danych osobowych „na zapas” z założeniem, że mogą być one ewentualnie przydatne w przyszłości.
W sprawie wypowiedział się najpierw Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który przyznał rację rekrutującemu pracodawcy. WSA w Warszawie uznał, że spółka miała interes prawny w rozumieniu RODO do przetwarzania (wyłącznie poprzez przechowywanie) danych osobowych kandydatki do pracy w celu obrony przed roszczeniami zarówno niedoszłej pracownicy, jak i innych osób biorących udział w rekrutacji. Zdaniem WSA prawnie uzasadniony interes pracodawcy prowadzącego rekrutację istnieje, dopóki nie upłynie termin przedawnienia roszczeń kandydatów do pracy. W trakcie ewentualnego procesu to pracodawca ma bowiem obowiązek udowodnić, że odmawiając nawiązania stosunku pracy kierował się obiektywnymi, niedyskryminującymi kryteriami. Natychmiastowe usuwanie danych osób, które nie zostały zatrudnione, uniemożliwiałoby natomiast pracodawcom sprawowanie nadzoru nad transparentnością procesów rekrutacji.
Z taką oceną nie zgodził się Prezes UODO, który zaskarżył wyrok WSA w Warszawie. NSA uznał jednak stanowisko WSA za prawidłowe i oddalił skargę kasacyjną. NSA podzielił więc stanowisko, że pracodawcy mogą przechowywać dane osobowe kandydatów nieprzyjętych do pracy, także po zakończeniu rekrutacji. Okres przechowywania danych jest jednak limitowany 3 – letnim terminem przedawnienia roszczeń przewidzianym przepisami Kodeksu pracy.
Materiał prasowy: aplikantka radcowska Wiktoria Stańczuk-Mamulska.
fot. Wiktoria Stańczuk-Mamulska, Kancelaria Prawna GFP_Legal Wrocław
#Wyrok #PUODO #RODO #Rekrutacja #HR #OchronaDanychOsobowych #KodeksPracy #PrzechowywanieDanychOsobowych #WSA #NSA #KancelariaPrawnaGFPlegal #KancelariaPrawnaWrocław #GFP_Legal
